Por: Francisco Duboy, Socio C&D Asesorías Agrícolas.
¿Qué es la gestión?, podríamos definirla simplemente como un grupo de herramientas que ayudan a mejorar la administración de una empresa, con el objetivo final de mejorar la rentabilidad de ésta.
Muchas veces la gestión de empresas agrícolas parece alejada de los agricultores y, por lo tanto, suele ocurrir que un gran número de agricultores naveguen a la deriva, esperando que la temporada los trate lo mejor posible.
En general, lo que se ve son administraciones que funcionan en base a la cuenta bancaria o como se dice coloquialmente, con la “cuenta del panadero”.
Increíblemente, en empresas grandes, medianas o pequeñas los problemas son similares y, después de mucha observación, se ha definido un set de primeros pasos que se deben dar para iniciarse en la gestión agrícola.
- Involucrarse, capacitar al equipo y definir metas claras
Uno de los principales diagnósticos de la industria, es que en general los agricultores dejan de lado la contabilidad de sus empresas, entregándoles todo el poder a los contadores, que muchas veces no entienden del negocio. Los contadores, por su lado, sólo se preocupan de la contabilidad tributaria (para el SII) y, en ocasiones, la contabilidad financiera (para la banca), pero nunca, de la contabilidad de gestión.
El problema viene dado en que cuando se intenta hacer un informe y explicar el resultado del campo a través de la contabilidad, es imposible. Aquí es donde nacen planillas paralelas que sólo generan más dudas.
Afortunadamente existen alternativas dedicadas a empujar todo el sistema, para que la base de la gestión sea la contabilidad, de tal forma de estar seguro que se están usando los números correctos.
Al no involucrarse en esta área, los agricultores delegan esto en personal no calificado y, en ocasiones, invierten en software, que si bien funcionan, al ser usados deficientemente terminan en la basura. Cada vez que surge la interrogante respecto de si Excel es suficiente o es necesario cambiarse a un software, la respuesta debe ser: ¿quién va a usar el software?
Por lo tanto, así como se destina tiempo a la revisión del riego, la poda, la cosecha, debe existir un tiempo (acotado) para la revisión de la contabilidad de la empresa. Ningún administrador debiera desmarcarse de esta área.
Una vez pasadas estas etapas, se deben definir las metas de la gestión, o mejor dicho, cuáles serán los pasos para llegar a esta meta y qué información se requiere. Por ejemplo, lograr un claro entendimiento de cuáles son los cuarteles más rentables, el costo por hectárea, cuánto es el gasto en agroquímicos, costo de mano de obra, etc., de tal forma de poder tomar acciones como, invertir en mejoras del suelo en cuarteles que tienen potencial productivo, arrancar huertos que no son capaces de cubrir sus gastos fijos o hacer una revisión completa del gasto en el programa de agroquímicos.
Por otra parte, una buena contabilidad, sana y ordenada, permite adelantarse a periodos de flujos bajos, de tal forma de preparar posibles financiamientos o evitar gastos que luego no se podrán solventar.
De la gestión a delimitar la cancha
- Definir plan de Centros de Costos:
Un centro de costo es la unidad que se quiere controlar, puede ser una unidad productiva (Cuartel 1 de Lapins) o una unidad que sólo tenga consumos (Tractor MF1). El plan de centros de costos se debe revisar año a año. En este mismo plan, se incluyen datos como hectáreas, sistema de riego, años de plantación, portainjerto, códigos de software, etc.
Como recomendación, siempre se sugiere no tener centros de costos demasiado pequeños, ya que hace muy difícil su control. Es importante entender, que mientras más detallado sea este plan, más HH tomará su asignación.Se debe tener en cuenta la importancia de controlar sólo unidades relevantes. Por ejemplo, crear un centro de costo a una máquina de espalda sería poco eficiente, pero crear un centro de costo a un conjunto de maquinarias menores, podría prestar mejor utilidad.
Ejemplo Plan de Centros de Costo:
Es muy habitual encontrar que las contabilidades no manejan centro de costos, por lo tanto, el gasto termina acumulado en grandes unidades, que no permiten análisis.
- Definir plan de cuentas contables
Las cuentas contables son las que habitualmente usa el contador para darle detalle a los estados financieros. Una cuenta contable puede ser electricidad, servicios básicos, remuneraciones, combustible, etc. La cuenta contable, responde a la pregunta ¿Qué es?, por lo tanto cuando se presenta un gasto, el centro de costo responde a ¿Dónde se gastó?
En general, los contadores tienen planes preestablecidos y en ocasiones estos son muy poco detallados, pero el principal problema, viene dado por que normalmente el contador es un externo, que no siempre sabe responder ¿Qué es? y, por lo tanto, termina imputando el gasto en cuentas equivocadas.
Se sugiere hacer este trabajo de la mano del contador, revisar cuenta por cuenta y entender que se imputará en cada una. Agregar o eliminar cuentas si fuera necesario.
- Asignación de Remuneraciones
Es muy importante contar con un software que permita un buen control de la mano de obra, que detalle centros de costos, labores, jornadas, tratos, bonos, etc. La mano de obra en el caso de las cerezas puede representar el 60% del costo total, por lo tanto, no tener detalle en esta área sería un grave error.
- Definir a los responsables de asignación
Es muy frecuente que los contadores imputen las facturas a su gusto, generando pobre información de gestión. Existen algunas opciones para imputar correctamente el dato.
- Uso de órdenes de compra en la totalidad de las facturas, en donde se detalle Centro de Costo y Cuenta contable, de tal forma de que la persona que asigne en la contabilidad cuente con la información correcta.
- En el caso de agrícolas de menor tamaño, la entrega del libro de compras con la asignación de todas las facturas por parte del administrador es una manera práctica y fácil, aunque a veces tediosa.
- Reportabilidad
Con esta información correctamente imputada, se está en condiciones para generar los informes. La información es descargada de la contabilidad y basada en planillas o preferentemente sobre DashBoards que reporten de forma amigable la información imputada mes a mes. Es importante que los informes salgan todos los meses y sean revisados por la administración, de tal forma de poco a poco ir corrigiendo errores de asignación.
Ejemplo de informe, donde se muestran indicadores por especie entre dos temporadas:
¿Cuánto tiempo tarda este proceso?
Se requiere de al menos un año de información ordenada para empezar a tener datos interesantes, esto debido a que el negocio agrícola tiene ciclos anuales. Lo importante es hacer rápido los primeros pasos, para esto asesorarse con empresas facilita y acorta el periodo de error.
Los beneficios, por lo tanto, de una buena gestión agrícola son:
- Control de presupuesto (permitiría eventualmente alertar sobre robos)
- Toma de decisiones informadas con información fidedigna. (¿arranco, planto, invierto en maquinaria?).
- Evitar multas del SII (malas prácticas tributarias)
- Mejor entendimiento de cómo funciona la empresa, dónde están los mayores gastos y cuáles son las áreas más productivas.
Si bien la gestión requiere de inversión, en asesorías, HH, softwares, es parte fundamental del éxito de la empresa y de lograr la meta de rentabilidad.
