En general lo que vemos es una relación bastante lejana entre agricultores y contadores. Muchas veces estos últimos se relacionan directamente con administrativos del campo, en algunos casos aparecen una vez por mes y hoy por hoy, con los avances de la tecnología, ni siquiera vienen a la oficina, si no que revisan todo en forma remota.
Si bien el foco principal de un productor es producir fruta en altos volúmenes y de excelente calidad, de tal forma de tener un negocio sustentable, muchas veces olvidan que también son empresarios y la contabilidad es un área que merece tiempo, atención, rigurosidad y ciertas decisiones. Hemos visto en nuestros años, como malas decisiones contables pueden llevar a trámites engorrosos, malos ratos, pobres planificaciones tributarias y las temidas multas.
Sería bastante soberbio de nuestra parte, pretender en una columna explicar los detalles de como llevar una buena contabilidad, por lo demás, queremos dejar en claro que la función de los contadores en las empresas es muy importante, sólo intentaremos dar una lista de consejos que todo empresario agrícola debiera revisar:
1)Reuniones Periódicas con el Contador:
- ¿Cuántas? Idealmente trimestralmente, mínimo 2 al año.
- ¿Cuándo? Marzo-Junio-Septiembre-Diciembre.
- ¿Objetivos? En estas reuniones se debe revisar el gasto acumulado, revisar cuentas, corregir posibles errores, proyectar ingresos, proyectar resultado anual, discutir línea por línea el balance y comentar posibles decisiones tributarias o financieras. Para el caso de empresas familiares, es el momento de revisar rentas personales también.
- ¿Quiénes participan? Dueños (sí o sí), gerentes, administrativos.
2)¿Qué es el balance?
En simple, el balance es una foto de la situación de la empresa en algún minuto del año. Para el caso de la Declaración de Renta, el Balance se hace todos los 31 de diciembre. En el balance se explica cuáles son los activos que tienes y que parte de esos activos son propios (patrimonio) o son deuda (pasivos).
Hay dos formatos de balances, Balance de 8 columnas y el clasificado. El primero es mas detallado, pero bastante más árido de leer, y el clasificado presenta una lectura mas amigable. Sugerimos aprender a leer ambos.
El balance está compuesto por Cuentas Contables, donde está el detalle de cada Activo, Pasivo, Patrimonio, Gasto e Ingresos de la empresa, dependiendo del contador este balance tendrá más o
menos detalle. Lo que sugerimos es revisar línea por línea y preguntar sin miedo al contador que detalle cada una. Lo mas probable es que si nunca lo habían hecho, esto tome un tiempo y además se den cuenta de que muchas cuentas son inexistentes.
3) ¿Cuáles cuentas contables revisar con lupa?
- Caja
- Existencias
- Empresas Relacionadas
- Clientes y Anticipos de Clientes
- Proveedores y Anticipos de Proveedores
- Ventas Nacionales
- Fondos por Rendir
En una primera revisión, pedir detalle y conversar sobre cada una de éstas. Es probable que se den cuenta que varias de estas cuentas arrastren errores acumulados.
4) ¿Por qué es importante involucrarse en las decisiones contables?
Es importante entender que cada vez que entregamos un balance y declaramos la Renta ante el SII, si bien es el contador la prepara, el responsable final es el contribuyente. De hecho, todo balance en la parte inferior debiera llevar el siguiente:
“De acuerdo al artículo 100 del código tributario, la sociedad es responsable de la veracidad de la información entregada a los contadores para la preparación de los asientos contables y el balance general.”
Sumado a esto, el empresario al entender de buena forma la lógica del balance, puede aportar información importante al contador, que le permita eventualmente tener una mejor planificación tributaria.
