Existen varias herramientas dentro de la gestión de empresas, una de nuestras favoritas es el flujo de caja. Como su nombre lo dice, esta herramienta muestra cómo se mueve la caja en el tiempo, indica de dónde vienen los ingresos y cuáles serán los egresos, de tal forma de predecir con el mayor grado de exactitud si en algún momento la caja pueda tener valores negativos y así tomar las acciones que permitan pasar el mal rato o por otro lado, también permite ver en qué momentos la caja puede tener excedentes, que permitan adelantar pagos, tomar decisiones de inversión u otros.
A más de algún empresario le debe haber pasado que su contador le dice que el resultado de la empresa tuvo ganancias, pero al mirar la cuenta corriente esta no muestra lo mismo. Esto que pareciera ser imposible, pasa muchas veces y el único que lo explica es el flujo de caja. Es más, las empresas quiebran por flujo de caja, esto es cuando dejan de tener liquidez y por ende no pueden cumplir con sus obligaciones. En palabras simple, la caja se queda sin plata y la “pelota se tranca”.
Como lo dijimos, un negocio podría estar sano, en términos de total de Ingresos y total de gastos, pero los momentos en que ingresan y salen las platas de la caja, podrían jugarnos una mala pasada, es aquí donde elaborar un buen flujo de caja toma mucha relevancia.
En general, podríamos decir que los agricultores navegan valientemente sin esta herramienta, afrontando el flujo sin mucha anticipación, o como comentaba un agricultor “vivo atajando penales”. La única forma de sobrevivir de esta forma es cuando el negocio está funcionando muy bien y la caja soporta todo, pero en el momento en que este se aprieta, cosa que han vivido muchos agricultores en los últimos años, los problemas de flujo aparecen.
Aquí surgen algunas clásicas preguntas o dudas de los agricultores:
¿Es muy complejo llevar un flujo? No, para nada, solo requiere algo de orden, proyectar ventas y dedicarle algo de tiempo.
¿Qué ventajas me entrega? Conocer con anticipación los movimientos de la caja, evitar atrasos en los pagos a proveedores y uno fundamental, pasar los fines de semanas sin el stress de saber si se llega o no a fin de mes.
¿Que puedo hacer si estimo un flujo negativo? Al estimar con tiempo, podemos negociar nuevos pasivos, reducir costos, negociar fechas de pago con proveedores, inyectar capital, etc. Es muy distinto sentarse con el banco con 10 meses de anticipación a negociar un problema de caja, que tener que hacerlo con solo algunos días.
¿Que datos necesito para construir un flujo de Caja?
- Proyección de ventas para la temporada, estime sus kilos y asigne precios. Luego
distribuya estos ingresos en los meses en que entrarán a su cuenta. Aquí la relación
con su exportadora es importante, de tal forma de acordar los posibles ingresos. - Otros ingresos, de existir otros ingresos, como arriendos, servicios, etc. Estos deben
ser proyectados de la misma forma. - Proyección de gastos, si se trabaja con presupuesto, agregue todas las líneas,
separando por los grandes grupos, Mano de Obra, Agroinsumos, Combustibles,
Electricidad, etc. Sugerimos partir con poco detalle e ir agregando detalle en la medida
que su flujo toma peso. Si no tiene presupuesto, estime o aproxime los gastos de las
grandes líneas. Recuerde que el 60-80% del gasto directo esta entre Mano de Obra y
Agrosinsumos. - Pasivos, si tiene pasivos, tenga muy a mano los desarrollos de los créditos, para saber
exactamente cuando vencen. Incluya capital e intereses. - Retiros, si su empresa realiza retiros, proyecto los montos y meses en que estos se
realizarán. - Inversiones, proyecte posibles inversiones agregando los meses en que estas se
pagaran. - Saldo Inicial, El primer valor a agregar será el total de la o las cuentas corrientes (USD y
Pesos), incluyendo aquí otros Fondos mutuos, depósitos a plazo u otros.
Recordar que el flujo de caja usa valores brutos (con IVA), tanto para ingresos como egresos. Y sugerimos llevar todo a una moneda, lo mas simple es Pesos, usando alguna tasa de cambio predefinida, corregida mes a mes a la realidad.
Sugerimos al menos proyectar 12 meses e ir mes a mes contrastando el flujo proyectado con
los valores reales.
Cual es la manera correcta de contrastar el real contra la proyección? Mes a mes se deben tomar las salidas e ingresos reales de las cuentas corrientes e ir agregándolas en nuestro flujo.
En una primera etapa este ejercicio será lento, pero al tener un flujo con valores reales, no ayudará mucho a entender nuestro negocio, a poner atención en las distintas líneas de gasto y a tomar decisiones de inversión o de ajuste de gastos.
En nuestra experiencia, una vez acostumbrados a esta herramienta, no será posible gestionar su empresa sin ella, permitiéndole dedicar mas tiempo a estar en terreno, que es donde debemos concentrar el máximo de tiempo y esfuerzo.
En el siguiente archivo adjunto dejamos una tabla tipo que puede ser usada como base para elaborar un flujo de caja:
